Doküman yöntem sistemi farklı ortamlarda yer alan dijital dokümanların organize edilmesi sürecini kolaylaştıran altyapılar olarak tanımlanan sistemlerdir. Doküman yönetim sistemleri, özellikle sayısal belgelerin, dosyaların ve diğer doküman formatındaki verilerin depolanmasına olan verirler. Veri tabanı altyapıları ile benzer prensipler dahilinde çalışan doküman yönetim sistemi, işletmelerin dijitalleştirdikleri iş süreçlerinde farklı kullanım opsiyonları ile yanıt verir.
İşletmeler, doküman arşiv yönetim sistemi ve dahilindeki araçları kullanarak belgelerini; kaydetme, arşivleme, depolama ya da yedekleme gibi işlemlerin yanı sıra ortak erişime açma gibi olanaklar da sağlarlar. Bu sayede doküman yönetim sistemlerinin işletmelerin çok yönlü kullanım ihtiyaçlarına yanıt verdiklerini söylemek doğru olacaktır.
Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?
DYS ya da DAYS olarak kısaltılan doküman arşiv yönetim sistemi altyapıları, genel olarak veri tabanı ve sunucu formatına yakın bir prensipte çalışırlar. Mevcut bir sunucu ya da sanallaştırılmış bir altyapı üzerinden, ortak kullanıma açılır. Bu paylaşım alanı vasıtasıyla şirket içerisindeki farklı birimler, arşivlenen belgelere erişebilir. Birbirinden bağımsız olmayan, ortak erişime açılmış bir alan üzerinden faaliyet gösteren DYS altyapıları sayesinde belge yönetimlerini gerçekleştirebilirler.
Bunun yanı sıra DYS kapsamında işletmelerin farklı ihtiyaçlarına farklı şekillerde yanıt veren dijital arşiv yazılımları da tasarlanabilir. Çeşitli kullanım opsiyonları sunan, dijital arşiv yazılımları sayesinde işletmeler, belge ve dokümantasyon işlemlerini daha sistemli hale getirebilirler. Aynı şekilde tasarlanacak olan sistemler, işletmelerin mevcut veri tabanı altyapıları ya da sunucu sistemleri ile entegre edilebilir. Böylelikle işletmeler, dokümantasyon ve belge arşivleme süreçlerini başarılı bir şekilde dijitale adapte edebilirler.
Hangi İşletmeler Doküman Arşiv Yönetim Sistemi Kullanabilir?
Öncelikli olarak, doküman arşiv yönetim sistemleri dijital dünyanın dinamiklerine adapte olmak isteyen işletmelere hitap eden çözümlerdir. Bu bağlamda belge yönetim sistemleri; bürokrasi akışı yoğun olan işletmeler tarafından yoğunlukla tercih edilir. Muhasebe arşiv kontrolü, şirket içi belge yönetimi, doküman arşivleme gibi detaylı iş süreçlerinde, arşiv yönetim sistemi kullanan işletmeler, iş akışlarını büyük ölçüde minimize edebilirler. Bunun yanı sıra, doküman arşiv yönetim yazılımları iş iletişimini büyün ölçüde belgeler vasıtasıyla gerçekleştiren resmi kurumlar ve devlet daireleri tarafından da tercih edilir.
Doküman Yönetim Sistemleri Kullanım Avantajları Nelerdir?
Doküman arşiv yönetimi altyapıları çok yönlü sistemler olarak tasarlanan dijital çözümlerdir. Şirketlerin dijital dünyanın dinamiklerine adapte olması dahilinde birçok fayda sağlayan bu yazılımların kullanım avantajları genel olarak şu şekilde sıralanabilir:
Karmaşık Belge Akış Sürecini Berraklaştırma
Karmaşık belge akış süreci, özellikle kurumsal yapıların ve resmi kurumların iş akışlarında en zorlayıcı etkenlerden biridir. Dijital dünyanın doküman arşiv yönetimi gibi olanakları sayesinde bahsi geçen işletmeler, karmaşık dokümantasyon süreçlerini berraklaştırarak organize edebilirler.
Veri Tabanı Yapısı ile Entegre Kullanım
İşletmelerin sahip oldukları veri tabanları ve sunucular, onların tüm iş akışları için en önemli donanımlar arasında yer alırlar. Bu bağlamda, doküman arşiv yönetim sistemi gibi seçenekler veri tabanı donanımları ile entegre kullanım seçenekleri sağlar.
Belge Erişilebilirliğinin Geliştirilmesi
Belge erişebilirliği, özellikle bulut tabanlı sistemlerin yaygınlaşmasıyla daha da kolaylaşmıştır. Bulut tabanlı kullanım seçenekleri sunan arşiv yönetim sistemleri, belgelerin paylaşımlı ortamlarda barındırılmasına da olanak verir. Boylelikle belgeler işletme içindeki farklı birimler arasında kolaylıkla paylaştırılabilir. Bahsi geçen kullanım seçeneği iş süreçlerini kolaylaştırmakla birlikte farklı departmanlar arasındaki iletişim zorluğunu da minimize eder.
Yüksek Sınıflandırılabilirlik ve Organize Edilebilirlik
Belge yönetim sistemleri kapsamında bir diğer önemli kullanım avantajı da belgelerin kolay organize edilmesi sürecidir. Bu doğrultuda, sistem kullanıcısı olan işletmeler mevcut arşiv yapılarını dijitale adapte etmekle kalmazlar. Aynı şekilde, karmaşık arşiv yapılarını kategorize etme, belirli sınıflara ayırma gibi avantajlar da elde ederler
Kvkk nedir sorularına çözüm olduğumuz yazımızı mutlaka okuyun!
